Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по унифицированной форме Т-12 требуется для фиксирования и учета времени, отработанного персоналом и расчета ему зарплаты. Составлять табель нужно по указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вы не обязаны применять унифицированную форму Т-12, разработать бланк для учета времени вы имеете право самостоятельно, но готовый использовать проще.

Образец заполнения унифицированной формы Т-12

Унифицированная форма Т-12 содержит два раздела:

• Учет рабочего времени;
• Расчет с персоналом по оплате труда.

В табеле прописывается все отработанное и неотработанное сотрудником рабочее время в часах/минутах. Вы можете заполнить табель, используя один из следующих способов:

1. Заполнение в табеле явок и неявок на работу. При этом в графе 4 в день, когда сотрудник, например, работал сверхурочно (в выходной день), необходимо указать нормальную длительность времени работы и время работы сверхурочно в одной ячейке через косую черту или в скобках. Для этого в верхней ячейке вы пишете – «Я/С», а в нижней – «8/3», где «8» – это нормальная длительность рабочего дня, которая установлена работнику и отработана им, а «3» – то, что отработано сверхурочно.

   Кроме того, вы можете внести в графу 4 дополнительные строки напротив фамилии и инициалов сотрудника для того, чтобы отобразить там часы сверхурочной работы. Обратите внимание, чтобы дополнить в строки, вам не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.

2. Фиксация в табеле только отклонений от нормальной продолжительности, то есть неявок, часов, отработанных сверхурочно и т.п. В таком случае в день, когда у сотрудника была сверхурочная работа, в верхних строках графы 4 нужно отмечать буквенный код «С». Под данным кодом, в нижних строках следует указывать длительность сверхурочной работы.

В графах 5 и 7 требуется отразить количество отработанных часов за половину месяца (первую и вторую). В конце месяца в табеле вам необходимо заполнить:

• графу 8, указав в ней общее количество дней, которое работник отработал за месяц; графу 9, где отметить общее количество часов, отработанных сотрудником за месяц с учетом сверхурочных часов;
• графы 10, 11 и 12. В них отдельно показываются отработанные за месяц часы сверхурочной работы;
• графу 14, – она для общего количества всех неявок работника за месяц (часов (дней));
• в графах 15 и 16 проставить код причины неявки и сумму дней/часов неявок сотрудника;
• графу 17, где суммируются все выходные и праздничные дни за месяц.

Если в компании учет отработанного времени и расчет зарплаты ведется по отдельности, то раздел 2 табеля можно не заполнять. В таком случае раздел 1 табеля будет применяться как отдельный самостоятельный документ (см. образец заполнения).

Табель по форме Т-12 оформляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам в компании. За его составление отвечает ответственное лицо – например, работник отдела кадров. Документ по итогу подписывает руководитель подразделения или компании и работник отдела кадров, после чего заполненный табель отправляется в бухгалтерию.

Образец заполнения унифицированной формы Т-12.

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

• ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
• получать данные об отработанном времени;
• рассчитывать зарплату;
• составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы - Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность - табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы - Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется "учет использования рабочего времени". Образец заполнения табеля приведен на стр. ....

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение - явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим "Я" и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить "К". А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится "в", а в нижней - нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. ... приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам ("НН").

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок - в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска - 09, а неявки по невыясненным причинам - 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

(Постановление от 05.01.2004 г. № 1). Ранее унифицированные бланки были обязательными, работодатели не могли пользоваться собственными наработками, теперь же госкомстатовские образцы носят рекомендательный характер.

Табель рабочего времени (образец заполнения Т-13) адаптирован для автоматизированного оформления. Он используется в подразделениях, которые оснащены турникетами с автофиксацией времени прибытия и убытия персонала и ведется электронный журнал учета рабочего времени. Бланк Т-12 совмещает возможности учета отработанного времени и расчета заработной платы .

В бюджетном секторе используется табельная форма по ОКУД 0504421, образец заполненияее отличается от шаблонов, которыми пользуются коммерческие фирмы. Структура этого документа утверждена Минфином РФ в приказе от 30.03.2015 г. № 52н.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2018

Документ оформляется ежемесячно в единичном экземпляре. Вносить в него данные можно вручную или при помощи компьютерной техники. Сотрудник, который несет ответственность за достоверность, полноту и своевременность составления табеля, назначается руководителем предприятия приказом.

Как заполнять табель учета рабочего времени:

• документ начинают готовить к заполнению перед началом очередногокалендарного месяца;
• в титульной части должны быть отражены данные о предприятии-работодателе, подразделении, датах начала и окончания учетного периода;
• в табличном блоке вводятся сведения, идентифицирующие работников (Ф.И.О., должность);
• дни месяца разграничиваются по столбцам;
• в ячейках на пересечении дат и фамилий отображается информация об отработанных часах и сменах;
• выходные и праздничные дни должны быть выделены специальными обозначениями;
• данные по отработке по каждому сотруднику заносятся в документ ежедневно;
• сведения о неявках по уважительным причинам должны иметь документальные обоснования;
• для опозданий и прогулов применяют специальные буквенные шифры.

Инспектор по кадрам и другие ответственные лица должны знать, как заполняется табель учета рабочего времени и соблюдать этот порядок. Готовый документ обязательно удостоверяется подписью руководителя компании – без этого элемента бланк не может быть принят к учету бухгалтерией, он не считается действительным.

Табель учета рабочего времени: образец заполнениядля предприятий с частным капиталом

Заполненные формы Т-12 и Т-13 содержат единые цифро-буквенные шифры . Эти символы должны быть расшифрованы на титульной странице. При необходимости ввода дополнительных кодов, они утверждаются субъектом хозяйствования внутренним приказом. Например, явки на рабочие места в дневное время могут быть обозначены шифром «Я» или «01», если работа проводилась в ночную смену, то используют код «Н» («02»). Полный перечень стандартных кодовых обозначений приведен в Приказе Госкомстата № 1, датированном 05.01.2004 г.

Табель учета рабочего времени должен содержать данные не только по Ф.И.О. работника, но и по его текущей должности. Если сотрудник работает на предприятии на двух должностях на условиях совместительства, сведения по отработке вносятся отдельно для каждой должности. Предприятия и ИП вправе самостоятельно разработать шаблон табеля и ввести его в систему внутреннего документооборота своим распоряжением.Пример заполнения табеля рабочего времени (2018) по форме Т-12 можно найти .

Табель учета рабочего времени 0504421: образец заполнения для бюджетников

Форма предназначена для применения только бюджетными структурами. Документ может быть первичным или корректирующим. Для корректировочных табелей необходимо проставлять порядковый номер правок. Бланком предусмотрено два итога по отработке:

• в столбец 20 вводятся данные по отработанному времени за первую половину месяца, которые нужны для начисления аванса;
• в столбце 37 отражается информация по отработке за полный месяц.

Применительно к форме 0504421 образец заполнения не содержит данных об исчисленной заработной плате. Предприятия могут дополнять шаблон документа новыми колонками или строками, но нельзя удалять существующие графы. В учетной политике субъекта хозяйствования должен быть обозначен метод составления табеля:

• Форма 0504421, образец заполнения ее может содержать данные только об отклонениях от нормальной продолжительности смены или трудодня. В итоговых столбцах будут фиксироваться суммарные показатели неявок.
• Также табель 0504421, образец заполнения его может отражать только данные о фактической отработке. В итоговых колонках показывается значение отработки по явкам.

Приведенный здесь образец заполнения табеля в 2018 году методом регистрации отклонений предполагает заполнение двух строк на каждого человека. В нижней строке указывается причина отклонений.Для этого предусмотрены специальные буквенные коды – В (выходные), О (отпуска), К (командировки), А (неявка с разрешения руководства) и т.д. В верхней строке при наличии зафиксированного отклонения проставляется количество часов отсутствия на рабочем месте.

Если у одного человека в течение дня были два основания для невыхода на рабочее место (но в разные часы), то отработка отражается двумя строками, то есть должность и Ф.И.О. работника дублируется строкой ниже.Это необходимо, чтобы отразить одной датой несколько буквенных кодов и идентифицировать количество часов отсутствия по каждой причине отдельно.

На основании ст. 91 Трудового кодекса РФ все работодатели должны контролировать, сколько часов по факту отработал каждый их подчиненный. Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. была утверждена специальная форма «Табель учета рабочего времени».

Вы узнаете:

• Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году.
• Какие обозначения используются.
• Как заполняется табель учета рабочего времени при совместительстве.
• Как отмечаются отпускные дни в табеле учета рабочего времени.
• Как отметить отгул в табеле учета рабочего времени.
• Как правильно отразить больничный в табеле учета рабочего времени.
• Какие вопросы возникают у кадровиков при заполнении табеля учета рабочего времени.
• Какие наиболее частые ошибки допускают кадровики при ведении табеля учета рабочего времени.

Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году

Табель учета рабочего времени является одним из важнейших кадровых документов. Именно в нем ежедневно отмечают все отработанные сотрудниками смены и часы, и как раз на основе этого документа каждый месяц рассчитывают зарплату. Кроме того, табель используют для формирования статистической отчетности по труду и иных аналитических документов.

В статье 91 Трудового кодекса РФ указано, что именно работодатель должен вести табель учета рабочего времени. При этом не имеет значения, в каком направлении работает компания и какая у нее форма собственности. В табеле отражают количество часов и дней (смен), отработанных персоналом. Форма табеля учета рабочего времени может быть как бумажной, так и электронной.

Скачать табель учета рабочего времени

Информация, отраженная в табеле учета, должна быть заверена. Поэтому перед полным переходом на электронный учет следует оформить электронные подписи ответственных сотрудников: начальника структурного отдела, специалиста кадровой службы и табельщика.

В 2018 году для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 или Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России.

Формы отличаются друг от друга. Т-12 - это универсальный вариант, который используют не только для учета рабочего времени, но и для расчета и начисления зарплаты персоналу. Когда заполняют раздел «Расчет с персоналом по оплате труда», вписывают коды вида оплаты в табеле по форме Т-12.

Табель по форме Т-13 ведут для учета рабочего времени, если в компании действует автоматическая система (турникет) явок-неявок.

Работодатель вправе пользоваться собственными бланками, предназначенными для аналогичных целей.

Важно: самостоятельно разрабатывать учетные формы вправе лишь коммерческие предприятия. Государственные и бюджетные организации применяют типовую форму № 0504421 (согласно приказу Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н, который содержит также методические указания по правильному заполнению бланка).

Если мы говорим о небольшой компании с малой численностью персонала, то можно использовать один общий табель. Если предприятие масштабное, для каждого структурного подразделения обычно заводят отдельный табель учета. Оформляет его ответственный сотрудник, который занимается ведением учета рабочего времени (табельщик), бухгалтер, специалист кадрового отдела или любое другое должностное лицо.

Чтобы автоматизированно учитывать рабочее время, используют форму Т-13, состоящую лишь из одного раздела.

Скачать образец табеля учета рабочего времени по формату T-13

Необходимо соблюдать все установленные правила, когда вы создаете табель учета рабочего времени. Бланк, который предприятие составило по любой указанной форме, может быть дополнен нужными видами сведений - это определяет работодатель. Основное условие - наличие обязательных реквизитов, а именно:

• даты составления и наименования документа;
• полного названия компании и ее структурного подразделения;
• единиц, в которых измеряется время, отработанное сотрудниками;
• должностей, ФИО и личных подписей работников, ведущих учет.

Тест и планировщик, которые помогут успеть все за полдня

Консультант «Газпрома» подробно объяснил для редакции журнала «Коммерческий директор», как справляться со всеми делами вдвое быстрее. Тест поможет вам проверить, как вы управляете временем, а автоматизированный планировщик – быстро разобрать задачи.

Какие обозначения используются в табеле учета рабочего времени

На титульном листе унифицированной формы представлен детальный список условных обозначений, используемых при заполнении табеля. Чаще всего встречаются такие цифровые коды или их буквенные аналоги:

• 01 (Я) - работа в дневное время;
• 02 (Н) - работа в ночное время;
• 03 (РВ) - работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
• 04 (С) - сверхурочный труд;
• 05 (ВМ) - вахтовый метод;
• 06 (К) - ;
• 07 (ПК) - повышение квалификации с отрывом от производства;
• 08 (ПМ) - повышение квалификации с отрывом от производства в другой местности;
• 09 (ОТ) - ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• 10 (ОД) - ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• 11 (У) - учебный отпуск с сохранением зарплаты (проставляется в табеле учета рабочего времени сотрудников, которые совмещают работу и учебу в 2018 г.);
• 12 (УВ) - сокращенная продолжительность рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты;
• 13 (УД) - учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• 14 (Р) - отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• 15 (ОЖ) - отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
• 16 (ДО) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с согласия работодателя;
• 17 (ОЗ) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в предусмотренных законом случаях;
• 18 (ДБ) - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты;
• 19 (Б) - временная нетрудоспособность с назначением пособия (больничный);
• 20 (Т) - временная нетрудоспособность без назначения пособия;
• 24 (ПР) - прогул;
• 26 (В) - выходной или нерабочий праздничный день;
• 30 (НН) - неявка на рабочее место по невыясненным причинам.

Код «30» ставят до выяснения причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. К примеру, если становится известно, что работник заболел, и этот факт подтверждает справка из медучреждения, код «30» или «НН» меняют на «19» или «Б».

Если компании мало типового перечня кодов, чтобы отражать производственные ситуации, она в любой момент вправе внести дополнения. Для закрепления корректировок выпускают приказ. Это предусматривает «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20.

Скачать образец приказа о введении новых обозначений в табель учета рабочего времени

Правильное ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени можно вести 2 способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• регистрацией различных отклонений.

Выбор способа зависит от трудового распорядка. Систему ведения табеля учета рабочего времени устанавливают при формировании учетной политики предприятия, которую регламентирует приказ руководства. В учетной политике фиксируют, в течение какого времени табель нужно предоставлять в бухгалтерию.

Если табель учета использования рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок и неявок , то в документе в отдельных клетках отмечают календарные дни месяца. Обязательно проставляют коды явок и неявок, под которыми указывают общее количество отработанных сотрудником часов.

Если используют метод регистрации отклонений , в документе отражают лишь отступления от установленного рабочего времени (если они зафиксированы). В нем отмечают неявки, опоздания, сверхурочные часы. Неявки всегда учитываются в днях. В верхней строчке графы фиксируют код условных обозначений. Нижние графы не заполняют.

Если продолжительность дня и смены остается неизменной, фиксируют только отклонения от норматива времени (неявки, опоздания). Если продолжительность работы нормальная, фиксировать можно лишь неявки на работу.

Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, ему присваивают два табельных номера и два раза вписывают его в документ - как совместителя и как основного работника. Рассмотрим правильное заполнение табеля учета рабочего времени на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12.

При заполнении табеля пользуются цифровыми или аналогичными буквенными кодами. Отметим, что табель учета в разных компаниях могут вести по разным правилам.

Пример ведения табеля учета:

• номер работника по порядку (1);
• Ф. И. О, должность или специальность (2);
• табельный номер (3).

В 4 и 6 графах есть строчки, где нужно указывать, сколько времени ежедневно работает каждый сотрудник в течение месяца. В верхней строчке проставляют код временных затрат на конкретную дату (4). В нижней строке отражают длительность отработанного или неотработанного времени в часах или минутах (5). Если требуется, увеличивают количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени. В верхних строчках 5 и 7 проставляют количество отработанных дней (6), а в нижних - общее количество отработанных за полмесяца часов (7).

По результатам каждого месяца для работника вносят общее количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Далее устанавливают, сколько сверхурочных часов было у сотрудника (11). Заполнять табель учета лучше в таком же порядке, чтобы не ошибиться.

К ночным часам относят период с 22:00 до 6:00. Подсчитайте, сколько в сумме ночных часов отработал сотрудник за учетный период и включите получившееся число в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, отработанных в выходные или праздничные дни (если на них выпал рабочий период (13).

В 14 графе обозначьте все неявки. В верхнюю строчку внесите количество дней (14), в нижнюю - количество неотработанных часов (15). В графу 15 занесите код (16), а в графу 16 - количество дней и часов неявки, указав код (17). Далее в табеле должны расписаться ответственный за заполнение табеля учета рабочего времени (18), начальник отдела (19) и сотрудник кадровой службы. Обязательные реквизиты - наименование должностей этих лиц и их личные подписи с расшифровкой.

После указанных процедур лицо, отвечающее за ведение табеля, отдает документ бухгалтерскому отделу. На основании табеля работникам рассчитывают и начисляют зарплату.

Важно! Основанием для включения в табель или исключения из него работника должны быть документы по кадровому учету, например приказ об увольнении, приеме на работу, трудовой договор. Обязательное требование - документальное подтверждение отметки о причинах несоблюдения режима.

Основанием для внесения отметки может быть приказ, больничный лист, справка о выполнении государственных или общественных работ, предупреждений о простое и т. д. В табеле не должно быть отметок об оказании услуг на основании гражданско-правовых договоров.

• 10 советов о том, как управлять сотрудниками отдела продаж

Как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя

Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по общим правилам. Количество часов, отработанных совместителем в тот или иной день, отражают в ячейках с соответствующими датами. Выходные дни отмечают кодом «В», отпуск - пометкой «ОТ», дни больничного, подтвержденные документально, - «Б».

Табель учета рабочего времени совместителя разрабатывают по особым правилам. Известно, что российское законодательство запрещает совместителям работать в учреждении больше чем на полставки. То есть по сравнению с другими сотрудниками совместитель обязан работать меньше.

Если на предприятии действует стандартная пятидневная рабочая неделя, то в течение каждого рабочего дня совместитель вправе работать 4 часа. При скользящем или сменном графике ежедневно он может работать разное количество часов. Главное, чтобы не превышалась общая норма нагрузки.

Остановимся на правилах заполнения табеля учета для совместителя.

1. Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по тем же правилам, что и у обычных сотрудников. Табель учета рабочего времени (в Excel или в другой программе) оформляют по одним и тем же требованиям.
2. Совместитель не может работать больше, чем предусматривает его нагрузка.
3. В разные рабочие дни сотрудник вправе трудиться разное количество часов - все зависит от графика как на дополнительном, так и на основном месте работы.
4. Если в какой-либо из дней совместитель не работает на основном месте, он вправе работать как совместитель полный день (не превышая общий норматив часов).

Отработанное как внутренними, так и внешними совместителями время учитывают по общим правилам. Отличия заключаются лишь в количестве отработанных часов. Но между учетом рабочего времени внутренних и внешних совместителей различия есть.

Мы знаем, что внешним совместителем называют сотрудника, основное место работы которого - другая организация. То есть табель учета рабочего времени для него должен включать в себя лишь одну строку - должность, которую совместитель занимает в данной компании.

Внутренний совместитель - это сотрудник, занимающий в одном и том же учреждении две должности. Соответственно, его рабочее время по одной и второй должности фиксируют в одном и том же табеле учета. Важно, что отработанное время по каждой из должностей следует учитывать в отдельном порядке. Суммировать отработанные по совместительству часы запрещено. Табель учета рабочего времени содержит отдельные колонки с кодом «СВ».

Ниже мы приведем примеры работы по совместительству с пятидневкой для внешних совместителей, работу по стандартному режиму для внутренних совместителей, а также работу внутреннего совместителя с пятидневной рабочей неделей по основной должности и скользящим графиком по дополнительной.

Порядок учета рабочего времени внешнего совместителя (Петрова Д. А., бухгалтер) при работе по совместительству по пятидневке:

Порядок учета отработанного времени внутренним совместителем при работе по пятидневной рабочей неделе по основной должности и скользящему графику по дополнительной:

Порядок учета рабочего времени внутреннего совместителя по пятидневке:

Как отразить отпуск в табеле учета рабочего времени

Отмечать информацию о фактически отработанных часах и об отдыхе можно в типовых табелях, а также в документах, которые работодатель сформировал сам.

Как правило, специалисты кадрового отдела пользуются готовыми формами. На это есть несколько причин: их удобнее всего применять, их не нужно отдельно утверждать и согласовывать, и в ходе проверок инспекторы ГИТ не задают в их отношении никаких вопросов. Чтобы фиксировать отработанное время, можно использовать формы Т-12, Т-13 или ОКУД 0504421 «Табель учета использования рабочего времени». Табель формы Т-12 необходим для расчета зарплаты за проработанное время.

В табель учета рабочего времени заносят сведения о явке и неявке сотрудника на работу и количестве отработанных им часов. Явки и неявки специалиста классифицируют отдельно (работа ночью, в выходной, отпуск за свой счет и т. д.), так как от вида отработанного времени, а также от причины неявки на работу напрямую зависит сумма его заработной платы.

Фиксировать в табеле учета рабочее время и отпуска может отдельный ответственный за это сотрудник, к примеру табельщик, специалист по кадрам или бухгалтер. Эта обязанность должна быть прописана в трудовом соглашении с соответстующим сотрудником. Также можно издать приказ о назначении специалиста, ответственного за ведение учета.

Формы Т-12 и Т-13 - это таблицы, каждая строчка в которых отведена отдельному работнику. Столбцы предназначены для внесения дат. В соответствующей ячейке каждого дня проставляют код из букв и цифр, отражающий вид рабочего или нерабочего времени. В ячейке ниже отмечают, сколько именно часов отработал сотрудник.

Условные обозначения для отражения отпуска в табеле учета рабочего времени:

Всем работникам положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Его предоставляют каждый год в порядке очереди (исключение составляют несколько категорий сотрудников, которые вправе выбирать даты на свое усмотрение). В ряде ситуаций, если работник и работодатель приходят к соглашению, отпуск делят на части или переносят на следующий год.

Несмотря на то, что график всегда формируют заблаговременно (за две недели до нового календарного года), отпускные дни в табеле учета рабочего времени не стоит указывать заранее. Если работник выйдет из отпуска раньше времени или заболеет, в табель придется вносить соответствующие изменения.

После ухода сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск работник, отвечающий за ведение учета, ежедневно обязан вписывать в табель код ОТ или 09.

Работники определенных категорий вправе брать не только ежегодный 28-дневный отпуск, но и дополнительное оплачиваемое время. Такой отдых можно взять вместе с основным отпуском , его частью или отдельно.

Право пользоваться дополнительными отпускными днями есть у специалистов, работающих:

• по ненормированному рабочему дню (если данное условие прописано в трудовом договоре) - 3 календарных дня и больше;
• во вредных (2, 3, 4 степень) или опасных условиях труда - 7 и более календарных дней;
• в особых условиях труда (список сотрудников и длительность дополнительного отпускного периода устанавливает Правительство РФ).

Важно! В табель учета рабочего времени дополнительный отпуск нужно вносить в отдельном порядке, даже когда дополнительные дни идут сразу за основным отпуском. Для этого ставят код ОД или 10.

Российское законодательство разрешает сотрудникам брать не только ежегодный основной и дополнительный отпуск, но и пользоваться:

• неоплачиваемым отпуском;
• учебным отпуском (при котором сохраняется средняя заработная плата, заработок не сохраняется или выплачивается частично);
• отпуском по беременности и родам для женщин;
• отпуском по уходу за ребенком.

Рассмотрим, как каждый из этих отпусков фиксируют в табеле учета рабочего времени.

На основании ст. 128 Трудового кодекса РФ каждый сотрудник вправе попросить работодателя о предоставлении ему неоплачиваемого отпуска в определенный день/дни, чтобы решить личные вопросы. Речь идет о так называемом отдыхе за свой счет. Работодатель сам решает, предоставлять работнику такой отпуск или нет. Если сотрудник берет неоплачиваемый отпуск, в табеле учета ставят код ДО или 16.

В этой же статье (ст. 128 Трудового кодекса РФ) сказано об обязанности работодателя в ряде ситуаций предоставлять отпуск за свой счет по просьбе сотрудника. Право на такой отдых есть:

• у работающих пенсионеров (по возрасту). Ежегодно они могут брать не более 14 календарных дней отпуска;
• у родителей и супругов военнослужащих, работников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможни, работников учреждений и органов УИС, лиц, которые погибли или умерли в результате ранения, контузии или увечья, полученных при выполнении воинских обязанностей или в итоге болезни, связанной с прохождением воинской службы, - до 14 календарных дней ежегодно;
• у работающих инвалидов - 60 календарных дней ежегодно;
• у сотрудников, у которых рождается ребенок, регистрируется брак, умирают близкие родственники - до 5 календарных дней.

Такой отпуск без сохранения зарплаты в табеле фиксируют в виде кода ОЗ или 17.

Дополнительным отпуском, при котором сохраняется средний заработок, на основании ст. 173 Трудового кодекса РФ вправе пользоваться сотрудники, работающие и при этом получающее высшее или среднее профессиональное образование очно-заочно или заочно, то есть не отрываясь от работы.

Руководитель обязан предоставлять учебный отпуск, чтобы сотрудники могли пройти:

• промежуточные сессии - от 20 до 50 календарных дней на каждом курсе;
• итоговую государственную аттестацию - от 2 до 4 месяцев.

Основание для предоставления отпуска - документы из учебного заведения.

Чтобы зафиксировать учебный отпуск с сохранением зарплаты, в табеле учета рабочего времени ставят код У или 11.

Сотрудники, обучающиеся очно, вправе требовать у работодателя предоставление учебного неоплачиваемого отпуска, чтобы пройти вступительные испытания или сессии. Учебный отпуск отражают в табеле учета рабочего времени в виде кода УД или 13.

В табеле учета рабочего времени нужно также фиксировать декретный отпуск.

Женщины имеют право брать отпуск по беременности и родам . Основанием для предоставления таких отпусков становится листок нетрудоспособности. Взять отпуск сотрудница может за 70 или 84 дня (если беременность многоплодная) до предполагаемой даты родов или же сразу после них. Но суммарно такой отпуск должен быть равен количеству дней, определенных законодательно (ст. 255 Трудового кодекса РФ): от 140 до 194. В табеле учета рабочего времени отпуск по беременности и уходу за ребенком обозначают буквой Р или цифрой 14. Этот же код ставят сотруднику, который усыновил ребенка и в связи с этим берет отпуск.

Когда истекает отпуск по беременности и родам, один из родителей или иное лицо, присматривающее за ребенком (бабушка, дедушка, опекун), вправе воспользоваться отпуском по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В период этого отпуска предприятие сохраняет за сотрудником место и выплачивает ему пособие.

В форме Т-12 или Т-13 отпуск по уходу за ребенком обозначают в виде кода ОЖ или 15.

Как отразить отгул в табеле учета рабочего времени

На основании действующего законодательства компании обязаны строго учитывать трудовую деятельность персонала. Именно поэтому руководители должны заносить в табель учета рабочего времени каждый отгул.

Компании в России вправе устанавливать собственные правила по заполнению формы Т-12 или Т-13 и фиксировать их в инструкции или руководстве. Перед отражением отгула в табеле учета рабочего времени также необходимо выбрать коды. К общепринятым относятся:

• РВ, 03 - отработанное сотрудниками время в выходные и праздники.
• ОВ, 27 - оплачиваемые отгулы.
• НВ, 28 - неоплачиваемые отгулы.

Привлечь сотрудника к труду в нерабочий день можно лишь с его согласия. В этом случае издают специальный приказ со следующими разделами:

• Наименование компании.
• Дата принятия, номер и город, в котором располагается учреждение.
• Наименование документа (например, «О привлечении к работе в выходной день»).
• Обоснование приказа.
• Указания по привлечению конкретных работников и оплате труда по двойной ставке за 1 день свыше установленной заработной платы.
• Должность, ФИО и подпись сотрудника, который принял приказ.
• ФИО и подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

Важно! С учетом информации в приказе в табеле отражают время, отработанное сотрудниками в нерабочий день.

Если компания пользуется индивидуальной формой, на основании № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. отгул в табеле ставят в виде общепринятого или собственного кода.

Особенности труда и оплаты в нерабочие дни отражены в Трудовом кодексе РФ. Если табель заполнен верно, при расчетах с персоналом за отработанное время не возникает никаких сложностей.

Сотрудники любой компании время от времени вынуждены работать по выходным в силу разных причин - допустим, нужно срочно подготовиться к проверке или отгрузить поставленные товары.

Сотрудник вправе на свое усмотрение определять, какая форма оплаты за работу в выходной или праздничный день для него предпочтительнее. Он вправе претендовать на оплату по двойному тарифу или же согласиться на сумму, рассчитанную по однократному тарифу, но при этом потребовать выходной. Работодатель ни в коем случае не может влиять на решение работника.

При этом выдвигать подобные требования не могут сотрудники, у которых с компанией заключено срочное трудовое соглашение на срок не меньше 2 месяцев. В Трудовом кодексе РФ сказано, что за работу в выходные и праздники они могут получать лишь оплату по двойному тарифу.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ привлекать персонал к работе по выходным можно только в экстренных ситуациях. Предположим, нужно срочно выполнить задания, влияющие на дальнейшую работу компании. Если руководитель не соблюдает нормы Трудового кодекса РФ, он нарушает закон. Это грозит ему серьезными проблемами при проверке органов контроля.

Ниже представлен табель учета рабочего времени - образец заполнения отгула.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если работник находится на больничном

Очень часто в организациях возникает вопрос, связанный с правильным отражением больничного в табеле учета. Для корректного оформления больничного листа в табеле нужно учитывать:

• каким методом фиксируют явку или неявку на работу (сплошная регистрация или только регистрация отклонений);
• как нужно обозначать больничный в табеле (буквенный код «Б», цифровой код «19» - для графы 15 формы № Т-12).

Рассмотрим, как в табель вписывают больничный методом сплошной регистрации . В дни болезни работника, подтвержденные справкой из медучреждения, нужно проставить, к примеру, буквенный код «Б» в верхней половине строчки и количество проработанных по факту часов «0». Далее необходимо подвести итог по количеству отработанных дней и часов.

Ниже представлен образец обозначения больничного в табеле при использовании метода сплошной регистрации:

Пребывание сотрудника на больничном при методе регистрации отклонений отмечается в табеле:

• буквенным кодом «Б» в дни, подтвержденные справкой из медучреждения;
• буквенным кодом «В» в выходные.

Вот как в табеле отражают больничный методом регистрации отклонений:

Также пользуются цифровыми кодами. В этом случае больничный в табеле в графе 15 формы № Т-12 обозначают так:

Приведем поэтапную схему внесения больничного в документ:

Шаг 1. Сначала вы выбираете код обозначения, принятый в компании. Просмотрите код больничного в табеле («Б» или «19» для графы 15 формы № Т-12 или другая отметка, принятая в вашей организации). Чтобы вам было удобно, запомните эти коды или сохраните в своей таблице условных обозначений.

Шаг 3. Затем подсчитываете суммарное количество дней и часов, отработанных сотрудником. При этом из расчета исключите больничный и выходные дни (при отсутствии иных отклонений).

Больничный лист в табеле во время отпуска отражают так:

Шаг 1. Необходимо отметить отпуск до даты начала болезни сотрудника, указанной в справке о нетрудоспособности. Для этого используют буквенное обозначение «ОТ» (цифровой код «09» - для графы 15 формы № Т-12). В течение отпуска выходные не отмечают. Для подсчета отпуска используют календарные, а не рабочие дни (ст. 115 Трудового кодекса РФ).

Шаг 2. Дни, в которые сотрудник был нетрудоспособен, отмечают буквенным кодом «Б».

Шаг 4. Нужно продлить отпуск: в табеле после последнего отпускного дня вписываем код «ОТ». Он означает количество последующих дней болезни. При этом нужно учесть определенные нюансы. В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ, если работник оказывается временно нетрудоспособен, ежегодный оплачиваемый отпуск или продлевают, или переносят на другое время, которое определяет работодатель, учитывая пожелания сотрудника.

Так как закон РФ разрешает или продлить, или перенести отпуск на другой срок с учетом пожеланий сотрудника, автоматически продлить его в связи с болезнью нельзя. Работодателю следует понять, чего хочет работник. Сотрудник при этом обязан высказать свое пожелание относительно продления или перенесения отпуска, подав соответствующее заявление.

Вопросы, часто возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Не во всех случаях руководство предприятий четко следует правилам, по которым заполняются, хранятся и используются формы Т-12 и Т-13. Приведем ответы на самые распространенные вопросы, возникающие у специалистов по кадрам при разработке табеля учета. Руководствуясь этой информацией, вы будете ошибаться меньше.

1. Какой срок хранения заполненного табеля рабочего времени?

Ст. 586 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», гласит, что срок хранения табеля не может составлять меньше 5 лет. Если же табелем пользовались, чтобы фиксировать рабочее время сотрудников тяжелых и вредных производств, срок хранения достигает 75 лет.

1. Какие этапы движения табеля необходимо предусмотреть при составлении локальных документов, регламентирующих правила его разработки и движения?

Табель учета проходит несколько этапов, а именно:

• сначала его оформляют;
• далее проверяют правильность составления;
• если все верно, передают для подписи;
• предоставляют бухгалтерии;
• передают для последующего хранения, соблюдая принятые в компании нормы (кадровому отделу, в архив и т. д.).

При составлении графика документооборота обязательно внесите в него всю учетную документацию, включая табель, и сделайте маленькую поправку на специфику оформления бланка (продолжительность составления, возможные задержки предоставления сотрудниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время на корректировку табеля).

1. Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

В соответствии с законом заполнять табель вправе не только табельщики (кроме того, далеко не в каждой организации есть такой специалист), но и другие уполномоченные лица. Вести табель учета рабочего времени может сотрудник кадровой службы, специалист по подбору персонала или руководитель структурного отдела. Все зависит от принятой в компании системы учета рабочего времени. Этот момент должен быть закреплен в должностной инструкции и трудовом договоре работника, заполняющего табель.

1. Как заполнить табель учета рабочего времени, если специалист работает удаленно ?

Даже если сотрудник выполняет свои обязанности удаленно, закон все равно обязывает работодателя учитывать его рабочее время (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ). Как уже было отмечено, фиксировать рабочее время в табеле можно методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, а также методом регистрации только отклонений, таких как неявки, опоздания, сверхурочные часы и т. д. Чтобы учитывать время, отработанное специалистом на удалении, пользоваться можно любым методом.

Если на предприятии есть сотрудники, работающие дистанционно, правила учета их рабочего времени можно прописать в локальном акте (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Отметим, что при дистанционной работе обычно используют метод отклонений, поскольку у табельщика нет сведений о появлении сотрудника на работе. Если нет переработок и неявок, в табель включают лишь конечные данные об итогах работы сотрудника за 1 и 2 половины месяца. Если используют метод отклонений, рабочие дни в табеле не отражают. Если ячейка в табеле не заполнена, значит, этот день был рабочим.

Однако, если при заполнении табеля в отношении дистанционного сотрудника используют метод отклонений, могут возникнуть технические сложности, связанные с внесением информации в программу 1С и т. д. В данном случае лучше использовать метод сплошной регистрации явок и неявок.

• Доплата за работу: за что нужно платить сотрудникам сверх положенного

Ошибки, часто допускаемые при оформлении табеля учета рабочего времени

На первый взгляд, заполнить простую форму Т-12 или какой-либо ее аналог легко. Однако сотрудники, ведущие учет рабочего времени, допускают одни и те же ошибки. Например, вносят информацию о сотруднике, не указывая его должность или табельный номер.

Важно! Итоги проверок учетных документов ряда организаций показывают, что ответственные за ведение табеля лица часто не соблюдают правило сокращения рабочего дня перед праздником на 1 час. По факту сотрудники работают 7 законных часов. В документах же отмечена норма в 8 часов.

Есть и еще одна типичная ошибка, которую в компаниях допускают в основном по невнимательности: фиксируют праздничный день как рабочий. Кроме того, затруднения могут быть связаны с внесением сведений о времени, отработанном специалистом. Не забывайте, что в табель учета рабочего времени нужно включать все часы, которые внутренний совместитель отработал на каждой из своих должностей.

Если при проверке правильности оформления табеля вы выявляете ошибку, руководствуйтесь положениями п. 8 ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть чертой. Сверху над зачеркнутыми обозначениями необходимо вписать корректные сведения и обозначить дату внесения исправлений. Далее сотрудник, откорректировавший табель, должен в нем расписаться (нужно также расшифровать подпись и указать должность).

Рассказывает практик

3 проблемы классической системы контроля рабочего времени сотрудников

Петр Лебедев ,

директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск

Работники производственных отделов ежедневно учитывали рабочее время: указывали в табеле, сколько времени (в часах) затратили на выполнение конкретных проектов, учебу, командировки и проч. В конце месяца табели сдавали непосредственному начальнику, который, в свою очередь, передавал документы в отдел учета, чей работник вносил сведения в систему, подготавливал сводные отчеты по проектам и сдавал их руководителям.

При сборе информации у нас возникало 3 основные проблемы:

1. Приходилось очень долго собирать статистические данные. Узнать фактически отработанное сотрудниками время удавалось в лучшем случае через неделю после завершения отчетного месяца. На проверку и утверждение табелей также уходило много времени.
2. Сложности были связаны и с получением промежуточных отчетов. Собирать статистические данные чаще чем раз в месяц мы не могли. И, если бы мы вели еженедельные отчеты, количество бумажных табелей возросло бы в 4 раза. Помимо этого, для анализа нужны сведения о каждом сотруднике. Но не все работники могут заполнить табель вне привычного графика, поскольку кто-то находится на больничном, а кто-то в командировке.
3. Заполнение табеля учета рабочего времени часто велось с ошибками. Например, сотрудники обозначали неверный номер договора или вид работ или же вовсе не учитывали рабочее время и в конце месяца заполняли табель в произвольном порядке.

Решить эти проблемы нам помогла автоматизированная система контроля учета рабочего времени.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Табель учета

рабочего времени и расчета оплаты труда

Табель учета рабочего времени

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.