Главная · Гражданство РФ · Отчетный документ: виды, форма, образец и оформление. Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам? Как оформить отчет

Отчетный документ: виды, форма, образец и оформление. Как сохранить электронные документы сданных отчетов и представить их контролерам? Как оформить отчет

Составляя отчет по практике, студент оценивает результаты работы и делает выводы о своей квалификации, знаниях и навыках, полученных в вузе. Чтобы работу приняли, она должна быть не только грамотной и содержательной. Оформление отчета по ГОСТу позволит вам получить «отлично» или хотя бы «хорошо».

Обычно требования к оформлению отчета прописывают в методичках. Если таковых не осталось на кафедре или в библиотеке, обратитесь к нормативным документам.

Оформление отчета по практике по ГОСТу отнимает много времени? Воспользуйтесь чужим опытом – скачайте работы, актуальные на текущий год, и посмотрите, как они оформлены. Главное, чтобы эти примеры сами соответствовали последним требованиям.

Структура отчета по практике

Отчет может содержать до 35-40 страниц. В некоторых случаях допускается увеличивать объем до 45 страниц. При этом на введение отводят две-три страницы. В работе может быть до четырех разделов.

Согласно ГОСТам, отчет по практике должен иметь следующую структуру:

Разделы и подразделы в отчете

Отчет по практике разбивают на разделы и подразделы. При необходимости в работу включают пункты и списки. Разделы практически всегда начинаются с нового листа. Их нумеруют арабскими цифрами в порядке очередности. Название раздела выравнивают по центру, для него используют полужирный шрифт Times New Roman (16 шингл).

Подразделы нумеруют арабскими цифрами. Для названия разделов используют прописные буквы, для подразделов – строчные (за исключением первой). Последние выравнивают по левому краю, используя красную строку. Для подразделов используют полужирный шрифт (14 шингл).

Желательно, чтобы название разделов были максимально краткими – переносить слова нельзя. То же касается и подразделов. Расстояние между названием раздела и заголовком подраздела должно составлять 8 мм.

Поля, отступы и страницы

Как уже было сказано ранее, отчет по практике оформляется на листах формата А4. Это требование касается всех листов в работе, включая титульный. На листах не должно быть рамки и подобных элементов. Достаточно отступов: слева – 30 мм, справа – 10 мм, сверху – 15 мм, снизу – 20 мм.

Страницы нумеруют, отсчет начинается с титульного листа. Номер на титуле не проставляют.

Графика, таблицы и другие элементы

В отчете по практике могут присутствовать графические элементы, таблицы и формулы.. Согласно ГОСТ, изображения, таблицы и схемы можно разместить:

— сразу после абзаца, в котором упоминается элемент;
— на следующей странице;
— в приложении.

Наиболее удобен первый способ: человек, который начнет читать отчет, точно не потеряет важные данные. Он сразу ознакомится со всеми графическими элементами.

Формулы размещают непосредственно после упоминания. Их выравнивают по центру.

Формулу можно создать с помощью редактора Equation Editor, а затем вставить в текст работы. Обычно используют 14 шингл для символов в формуле.

Требования к форме изложения текста отчета

Отдельные символы в отчете по практике употреблять нельзя:

— значок диаметра (вместо этого пишут слово «диаметр»);
— символ «-« для обозначения отрицательной температуры (вместо этого пишут слово «минус»);
— индексы стандартов без регистрационного номера;
— математические символы <, > и = без чисел.

В отчете по практике может быть собственная система наименований или сокращений, но только при наличии соответствующего раздела. Его нужно разместить перед оглавлением.

Работа над отчетом по практике может показаться тяжелой и муторной, но это совсем не так сложно, как кажется. Текстовый редактор облегчит задачу.

Ленивому или просто занятому студенту проще доверить оформление отчета автору студенческих работ на сайт. Главное – предоставить все данные.

По окончании практики студент-практикант сдает руководителю практики от колледжа дневник и письменный отчет по практике.

В дневнике обязательно должны быть отзыв о прохождении практики студентом на предприятии, подписанный руководителем практики от предприятия и заверенный печатью предприятия(см. приложение B), а также приведены график работ и их содержание. (см. приложение C).

Отчет составляется на основании записей в дневнике, т.е. должен содержать сведения о конкретно выполненной студентом работе в период практики.

В отчете дается краткое описание всех пунктов индивидуального задания. Кроме того, к отчету прикладываются документы входной и выходной информации, программа с комментарием, схема алгоритма. Для оформления отчета студенту выделяется 2-3 дня в конце практики.

Отчёт по практике сдаётся руководителю для проверки. В случае выявления ошибок, неполного объёма работ, несоответствия правилам оформления, других недочётов, отчёт возвращается студенту для доработки.

Подведение итогов практики

Аттестация по итогам практики проводится на основании оформленного в соответствии с установленными требованиями письменного отчета и отзыва руководителя практики от предприятия.

По итогам практики студенты получают зачет с дифференцированной оценкой (отлично, хорошо, удовлетворительно).

Результаты зачета определяются уровнем приобретенных студентами практических навыков и знаний, степенью выполнения индивидуального задания, отзывом руководителя практики от предприятия.

Общие требования к содержанию отчета по практике

Отчет должен давать полное представление об актуальности выбранной темы, предполагаемых путях ее решения, их эффективности.

Общими требованиями к отчету являются:

· четкость и логическая последовательность изложения материала;

· убедительность аргументации;

· краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

· конкретность изложения результатов работы;

· соответствие условных обозначений, сокращений и терминов принятым нормам в данной предметной области.

В тексте документа не допускается применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы; применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке

Отчет должен содержать:

1. Титульный лист

2. Задание руководителя практики

3. Реферат

5. Введение

6. Основную часть



7. Заключение и выводы

8. Перечень принятых терминов и (или) сокращений с соответствующими разъяснениями

9. Список использованных источников и литературы

10. Приложения (при необходимости)

Титульный лист и лист задания

Титульный лист и лист задания выполняются по форме, приведенной в приложениях A, D.

Реферат должен содержать:

· характеристику отчета (количество страниц, рисунков, таблиц, приложений; объем списка литературных источников);

· список ключевых слов;

· конспективное изложение существа проделанной работы;

Объем реферата – не более 1 страницы.

Содержание должно включать наименование всех разделов, подразделов и пунктов (если они имеют наименование) с указанием их номеров и номеров страниц, на которых размещается начало материала разделов (подразделов, пунктов). Все приложения должны быть перечислены в содержании работы с указанием их номеров и заголовков. Содержание включают в общее количество листов данного документа.

Введение должно содержать общие сведения о проделанной работе. В нем необходимо отразить актуальность выбранной темы, цели и задачи практики, используемые методики, практическую значимость полученных результатов. По желанию, можно привести логическую структуру отчета.

Объем введения – не более 3-х страниц.

Основная часть должна содержать описание рассматриваемой проблемы и обоснование актуальности ее разрешения, формулировку целей работы, выбор и обоснование направлений их достижения и используемых для этого методов, методик и информационных технологий.

1. Описание объекта исследования (предметной области, для которой формулируется и разрешается проблема, например, действующей системы управления, ее функциональной подсистемы, вида деятельности, видов обеспечения и т.п.).

2. Анализ проблемы (выявление недостатков действующей системы с позиций количественного состава и качества реализации автоматизированных функций, их организационного, технического, информационного и т.п. обеспечения).

3. Выбор и обоснование направления ее разрешения в виде комплекса задач по совершенствованию конкретной функциональной подсистемы или видов обеспечения с учетом реальных ограничений (например, совершенствование математического обеспечения некоторыми известными методами при заданных средствах программной и технической реализации).

4. Факторы и показатели эффективности и качества, связанные с решаемой проблемой, и значения которых должны быть улучшены в результате решения поставленных задач

5. Документы и данные, подтверждающие принятые решения

Сбор и оформление материалов основной части отчета по практике целесообразно выполнять по схеме, принятой при проектировании систем автоматизации на этапах обследования и технико-экономического обоснования.

Заключение должно содержать качественные и количественные оценки результатов выполненной работы.

В этом разделе приводят в концентрированном виде (по пунктам) следующие сведения:

· перечень решенных задач;

· перечень и характеристика конкретных решений;

· сведения о качестве и эффективности полученных решений;

· направления их совершенствования (развития).

Перечень принятых терминов и (или) сокращений с соответствующими разъяснениями. В отчете должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, сокращения слов, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе. Если в тексте принята специфическая терминология, тo в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов и (или) сокращений с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание отчета.

Список использованных источников и литературы должен включать перечень литературных источников (монографий, журнальных статей, отчетов о НИР и т.п.), которые были использованы в работе и ссылки на которые имеются в тексте отчета. Ссылками на литературные источники допускается обосновывать собственные решения и выводы, используемые методы, выбранные направления исследований.

Приложения . Существенная роль при оформлении отчета, как и любой документации, отводится приложениям.

В приложения сводятся таблицы исходных данных и промежуточных результатов расчета, аналитические выводы (если они не составляют основной предмет исследования, а используются для получения некоторых результирующих зависимостей), описание алгоритмов и тексты программ, описание известных технических средств системы, чертежи и схемы. В состав приложений можно включать акты о внедрении и практическом использовании результатов работы, заключения об их эффективности и качестве.

Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения - рекомендуемого или справочного характера.

Объем приложений не ограничивается.

Комментарий

1. Термины «сертификат о стоимости», «свидетельство об оценке» и «справка о стоимости» используются в некоторых государствах для обозначения установленных законодательством документов. Указанные документы объединяет то, что они требуют просто подтвердить цену или стоимости без указания способа использования, основных допущений или описания исследований, проведенных при определении стоимости. Оценщик, ранее проводивший оценку или выступавший консультантом в сделке, связанной с оцениваемым имуществом, может подготовить такой документ, например, если заказчику требуется предоставить его по закону. В иных случаях отчет об оценке не должен иметь форму краткого заключения о стоимости.

2. По мнению RICS, данные термины не следует использовать при предоставлении консультационных услуг по оценке, так как их использование накладывает определенные гарантийные обязательства и может потребовать уровня точности заключений о стоимости, не соответствующего условиям проведенных оценочных исследований. Основная задача настоящих Стандартов - обеспечить понимание заказчиком различных видов стоимости и влияние различных допущений на результаты оценки.

3. Оценщик имеет право использовать термин «сертифицированный» или его синонимы в основной части отчета, если известно, что оценка производится для целей, требующих формальной сертификации содержащихся в отчете выводов о стоимости.

1. подтверждение отдельных фактов или какой-либо важной информации (это может быть подтверждение результатов пересмотра условий аренды или определение границ имущества). На любом этапе процесса оценки подобные обсуждения позволяют заказчику понять точку зрения оценщика и информацию, на которую он опирается. Однако, если предварительные выводы о стоимости получены и предоставлены заказчику, необходимо действовать в соответствии с данным требованием, обязательным при проведении оценки.

2. Важно, чтобы такие обсуждения не создавали впечатление (и это можно было бы показать), что они повлияли на заключения оценщика о стоимости, кроме исправления неточностей или предоставления дополнительной информации. Оценщику следует вести протокол бесед с заказчиками о проектах отчетов или результатах оценок. В протоколе следует указывать:

Предоставленную информацию или предложения, сделанные в отношении оценки;

То, как эта информация была использована для подтверждения изменения стоимости;

Причины, по которым результаты оценки не были изменены.

Целью ведения протокола является возможность предоставления прозрачной документации для аудита, которая будет подтверждать, что обсуждения с заказчиком не поставили под сомнение независимость оценщика. По запросу протокол следует предоставить аудиторам или любой другой стороне, имеющей законную и существенную заинтересованность в оценке.

Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.

Общее понятие

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет - это итог работы по учету сведений.

Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.

Разновидности

По видам отчетность делится на:

  • бухгалтерскую;
  • статистическую;
  • оперативную.

Бухгалтерская - это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.

Статистическая подготавливается по бухгалтерских и оперативных учетов.

Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы - неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести за рабочими процессами в организации.

Регулярность подготовки отчетных документов может быть:

  • внутригодовой - за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
  • годовой - это сводка за год.

Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская - промежуточной.

Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:

  • первичными - они составляются непосредственно организацией;
  • сводными - готовятся вышестоящими учреждениями.

Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.

Внешний вид и содержание

Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.

В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.

Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.

В отчете обязательны следующие данные:


Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости - вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.

Служебные командировки

Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.

В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:

  • счет;
  • квитанцию.

Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?

Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.

Требования к бланкам

В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:

  • на отчете содержатся реквизиты ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
  • сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
  • документу присваивается номер и серия.

Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.

Если в гостинице есть касса

Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.

К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.

Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.

Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.

В случае отсутствия документов

Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.

Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.

Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.

Часто бухгалтеры задают вопрос - как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.

Подготовка отчетных документов - важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.

Каковы основные характеристики отчетов?

Характеристики законченного отчета являются результатом решений, принимаемых в процессе его планирования. Они включают в себя:

Степень соблюдения формальных требований. Некоторые отчеты, например, предназначенные для правительственных организаций или менеджеров высшего звена, должны быть очень строго выдержаны по форме и стилю изложения.

Объем. Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так и из нескольких сотен страниц, в зависимости от темы и целей.

Периодичность. Отчеты могут быть как периодическими (например, финансовые), так и разовыми (например, отчет о проведенном опросе).

Назначение. Кому предназначен отчет: Вашим подчиненным, Вашим начальникам, является ли отчет внутренним или он направляется за пределы организации (например, местным властям)?

Вид проведенных исследований. Стили подачи информации различаются в зависимости от характера исследования, результаты которого изложены в отчете.

Намерения, цели. Является ли целью отчета пояснение каких-либо действий, определение степени прогресса в достижении цели или предложение провести изменения?

Количество авторов. Отчеты, над которыми работала группа авторов, зачастую отличаются по стилю от индивидуально подготовленных. Кроме того, коллективно подготовленные отчеты могут содержать разделы, написанные отдельными авторами, или команда может работать сообща над написанием и редактированием каждой строки документа.

Степень вклада в процесс принятия решений. Отчеты могут отличаться один от другого, так как могут содержать в себе не только констатацию фактов, но и в высшей степени структурированный анализ, включающий представление рекомендаций и обсуждение выводов.

С чего начать планирование отчета?

Первым шагом в процессе планирования является определение цели. Цель большого отчета часто формулируется в его начале для того, чтобы читатель мог предвидеть направление изложения мыслей. Следующим шагом процесса планирования является учет особенностей аудитории - опыта, интересов, мнений, служебного положения.

Одни отчеты можно написать на основе того, что уже известно, другие требуют дополнительного исследования. Важно иметь все факты, необходимые для написания отчета, прежде чем начинать что-либо записывать. Можно добиться большего успеха, если в процессе работы делать паузы для сбора новой информации. Вы, по крайней мере, избавитесь от сомнений в том, что в отчете пропущена очень важная информация.

Порой нужны рутинные исследования: просмотр файлов, беседы с коллегами или чтение старых документов. Иногда для этого достаточно нескольких минут - короткого телефонного звонка или беседы с коллегой на лестнице. В других случаях необходимо более широкое исследование, обращение к внутренним и внешним источникам информации: библиотекам и пр. Провести исследование для написания отчета означает найти ответ на два вопроса:

1. Что мне нужно?

2. Где я могу это получить?

Всегда выясняйте, что именно поможет Вам написать хороший отчет, но при этом помните о соблюдении определенного баланса. Бесконечное исследование неоправданно увеличит размеры и время выполнения задачи, а недостаточное исследование сделает цели недостижимыми. Правильно проведенное исследование всегда уменьшает время, необходимое для написания отчета. Ошибочно думать, что краткое исследование экономит время; часто бывает совсем наоборот.

Какие еще источники информации можно использовать при подготовке отчета?

При проведении исследования для подготовки отчета не стоит концентрироваться на книгах и игнорировать периодику или наоборот.

Для поиска литературы по названию, фамилии автора или теме используйте алфавитные или систематизированные каталоги.

Не забывайте о компьютерных базах данных, а также о поисковых системах, которые могут быстро осуществить поиск статей по ключевым словам.

Если Вы нашли книгу по Вашей теме, используйте для поиска информации как раздел «Содержание», так и алфавитный указатель, каталог имен и/или терминов. Просмотрите их до конца, потому что Вы не можете заранее знать, какой терминологией пользуется автор по интересующей Вас теме.

Обращайте внимание на сноски в найденных Вами книгах и статьях, которые отсылают Вас к другим источникам по интересующей Вас теме.

Используйте источники, в которых осуществляется обзор Вашей темы. Такого рода книги иногда носят названия Справочник по..., Руководство по..., Анализ.... В таких источниках часто содержится обзор темы, может быть приведена ее история, и часто встречаются полезные сноски.

Просматривайте источники, содержащие библиографии. Зачастую целые книги представляют собой библиографии, и они могут оказаться чрезвычайно полезными.

Если Вы нашли информацию, которая, как Вы думаете, может Вам пригодиться, занесите ее в свою карточку (или в компьютерную базу данных).

Если Вы не можете ограничиться вторичными источниками информации, то Вам придется провести первичное исследование. Источниками первичной информации могут быть анкеты, эксперименты, интервью, личные наблюдения и архивы организаций.

Допустим, цели ясны, есть четкое представление о потенциальном читателе, проведено надлежащее исследование. Можно ли начинать писать отчет?

Еще нет. Необходимо не просто «подумать, прежде чем писать», важно заранее определить, что должен и чего не должен содержать отчет. Изложенные далее практические рекомендации применимы к составлению отчета любой длины или сложности и любого назначения. Существует шесть этапов работы.

Этап 1. Листинг. Забудьте о последовательности, структуре и упорядочении, сосредоточьтесь на списке (в виде краткой записи или ключевого слова) всех важных пунктов, которые могут быть полезны в отчете. Возьмите большой лист бумаги и зафиксируйте все пункты в произвольном порядке по мере того, как они приходят Вам в голову. Вы обнаружите, что этот процесс хорошо стимулирует мышление, позволяет создать картину взаимосвязи мыслей и избавляет от необходимости делать перерывы, чтобы соединить пункты или определить их последовательность. Затем (для некоторых отчетов это требует очень мало времени) можно переходить к следующему этапу.

Этап 2. Сортировка. Теперь посмотрите, что Вы записали, и начинайте приводить запись в порядок, определяя:

    Что идет первым, вторым и т.д.;

    Что и как логически связано;

    Что является подтверждением, примером или иллюстрацией.

В это время можно добавить новые пункты или заново обдумать и удалить некоторые из записанных ранее. При этом необходимо учитывать приемлемую длину отчета. Данный этап можно завершить с помощью заметок и поправок к документу первого этапа. Это быстро и легко сделать, нанося на исходных заметках линии, стрелки и прочие знаки другим цветом.

Этап 3. Упорядочение. В конце этапа 2 у Вас могут получиться заметки, которые достаточно ясны для последующей работы с ними. В противном случае полезно переписать все в виде четкого списка. Это позволит провести окончательную проверку. Вы должны чувствовать, что получившийся список отражает содержание, подходящие акценты, необходимую степень подробности и т.д. На данном этапе лучше уделить внимание порядку изложения, а не искать новое содержание или дополнительные пункты. На этом этапе результатом Вашей работы должен стать подготовленный план отчета. Используйте общепринятую систему нумерации пунктов. Основное правило составления плана заключается в том, что каждый уровень должен содержать, по меньшей мере, два заголовка. Таким образом, если есть пункт 1, то должен быть и пункт 2; если есть А, то должен быть и Б и т.д.

Этап 4. Проверка. Хорошо продуманная работа на предыдущих этапах может сделать данный этап необязательным. Однако при сложных и/или особенно важных отчетах полезна окончательная проверка записей. Ведь очень легко убедить себя, что находишься уже близко к цели, и не увидеть леса за деревьями. Сделайте окончательные добавления к списку и используйте его как «маршрутную карту» для записи.

Этап 5. Запись. Теперь приступаем к записи, печатанию или диктовке. Именно в этом и заключается основная работа, а предварительная подготовка только облегчает и упрощает ее. Советы:

    По возможности выбирайте подходящий момент. Процессу записи могут помешать ненужные перерывы, вынуждающие начинать все заново. Выбор правильного времени и удобной обстановки, в которой Вас не прерывают, способствует успеху.

    Не прерывайте письма. Не делайте пауз, мучаясь над фразой, заголовком или какой-то деталью. К ним можно вернуться позже и написать их с меньшими усилиями. Не прерывая письма, Вы соблюдаете последовательный ход мысли от начала отчета до его завершения. Полностью закончив его, можно вернуться и уточнить все подробности.

Этап 6. Редактирование. Есть три правила редактирования: редактируй, редактируй и редактируй. Очень немногие - если только они не лгут - могут написать что-то с первого раза так, что к этому вообще нечего добавить. Поэтому не следует считать, что Вы ошиблись, если окажется, что написанное Вами нуждается в редакции. Мастерство приходит с опытом. Чем больше Вы пишете, тем лучше получается, и тем меньше становится потребность в редактировании и добавлениях. Редактирование нацелено на улучшение стиля и содержания текста. Примите во внимание следующие советы:

Отложите написанный текст на какое-то время, чтобы вернуться к нему позднее.

Попросите коллегу прочесть то, что Вы написали. Свежий взгляд может вызвать новые мысли и позволит внести изменения, которые без этого нельзя было бы сделать.

Проверяйте текст досконально. Внимательно следите за деталями. Это не значит, что надо искать несуществующие мелочи, но следует добиться, чтобы каждая деталь производила определенное впечатление и имела точный акцент. Разделение длинного предложения на два коротких или замена пары слов может дать значительный эффект. Важен процесс в целом, и его нельзя сокращать. Это относится к каждому этапу, и особенно к редактированию.